در دنیای پیچیده و پویای کنونی کسب و کار، کاربرد نرم افزار مدیریت پروژه بر کسی پوشیده نیست و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به عنوان یک ابزار بسیار ارزشمند و حیاتی تر از همیشه مطرح شده‌اند.
نرم‌افزار مدیریت پروژه درواقع همان نرم افزار مدیریت task است که باعث افزایش کارایی، بهبود ارتباطات و افزایش شفافیت در پروژه‌های مختلف با هر اندازه‌ای می‌شود. این نرم‌افزارها به تیم‌ها و سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا پروژه‌های خود را به بهترین نحو مدیریت کرده و به اهداف خود، با دقت و به موقع دست پیدا کنند.
برای کاربرد نرم افزار مدیریت پروژه می‌توان به بهبود توازن کار، زندگی، افزایش بهره‌وری، و افزایش کیفیت پروژه‌ها اشاره کرد. در نهایت، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را با کمترین هزینه، زمان و منابع ممکن انجام دهند و در رقابت‌های فشرده بازار به موفقیت دست پیدا کنند. لازم به ذکر است که برخی نرم افزارهای مدیریت پروژه مانند دوایتیفای، قابلیت این را دارند که به عنوان نرم افزار برنامه ریزی شخصی نیز مورد استفاده قرار بگیرند.
کاربردهای نرم افزار مدیریت پروژه
در زیر بازنگری مختصر از کاربردهای نرم‌افزار مدیریت پروژه را مشاهده می‌کنید:
- مدیریت کارآمد وظایف: تسهیل اختصاص وظایف، مهلت‌ها و پیگیری پیشرفت.
- برنامه‌ریزی جامع زمانبندی: زمانبندی پروژه، مراحل مهم و وابستگی‌ها را تجسم کنید.
- بهینه‌سازی منابع: منابع نیروی انسانی و مواد را برای بهبود کارایی تخصیص دهید.
- تقویت همکاری: ایجاد ارتباط بی‌درز، به اشتراک‌گذاری فایل و به‌روزرسانی‌های زمان واقعی.
- پیگیری پیشرفت به موقع: پیشرفت وظایف و مراحل پروژه را برای دخالت‌های به‌موقع نظارت کنید.
- نظارت بر بودجه: هزینه‌های پروژه را نظارت کنید و رعایت محدودیت‌های مالی را اطمینان حاصل کنید.
- کاهش ریسک: ریسک‌های احتمالی را شناسایی و مدیریت کنید تا از اختلالات در پروژه جلوگیری شود.
- گزارش‌دهی عمیق: گزارش‌های جامعی برای تصمیم‌گیری آگاهانه ایجاد کنید.
- مدیریت مستندات متمرکز: اسناد پروژه را با دسترسی آسان و کنترل نسخه حفظ کنید.
- تقویت ارتباط روشن: ارتباط بین اعضای تیم و سهامداران را بهبود بخشید.
طبقه بندی نرم افزارهای مدیریت پروژه
کاربرد نرم افزار مدیریت پروژه بر روی پلتفرم های گوناگون بر کسی پوشیده نیست و نرم افزارهای مدیریت پروژه دارای طبقه بندی های مختلفی هستند. با توجه به استراتژی، بزرگی و سایر عوامل تاثیر گذار در هر سازمان، نوع خاصی از این طبقه بندی را می طلبد. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مختلفی برای پروژه‌ها و سازمان‌های مختلف وجود دارند. در ادامه به توضیح برخی از انواع طبقه بندی نرم افزارهای مدیریت پروژه می‌پردازیم:
- نرم‌افزارهای مبتنی بر کلود (Cloud-Based): این نوع نرم‌افزارها از طریق اینترنت قابل دسترسی هستند و اطلاعات پروژه را در فضای ابری ذخیره می‌کنند. این امکان را به کاربران می‌دهند تا از هر مکان و هر زمان به پروژه‌های خود دسترسی داشته باشند.
- نرم‌افزارهای محلی (On-Premises Software): این نرم‌افزارها بر روی سرورهای داخلی سازمان نصب می‌شوند و اطلاعات پروژه در داخل شبکه سازمانی ذخیره می‌شود. این گزینه به سازمان‌ها کنترل بیشتری بر روی امنیت داده‌ها می‌دهد.
- نرم‌افزارهای مناسب برای صنایع خاص (Industry-Specific Software): برخی نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به طور خاص برای صنایع خاصی مثل ساخت و ساز، IT، بهداشت، و آموزش طراحی شده‌اند. این نرم‌افزارها ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی دارند که به نیازهای خاص این صنایع پاسخ می‌دهند.
- نرم‌افزارهای متن‌باز (Open Source Software): این نرم‌افزارها به عنوان نرم‌افزارهایی با کد منبع باز در دسترس هستند. این به کاربران اجازه می‌دهد تا کد نرم‌افزار را تغییر دهند و آن را به نیازهای خود سفارشی کنند.
- نرم‌افزارهای تجاری (Commercial Software): این نرم‌افزارها توسط شرکت‌های نرم‌افزاری تجاری توسعه داده می‌شوند و به صورت پولی عرضه می‌شوند. آنها معمولاً دارای ویژگی‌های پیشرفته‌تری هستند و به سازمان‌ها در مدیریت پروژه‌های بزرگ کمک می‌کنند.
در نهایت، انتخاب نوع نرم‌افزار مدیریت پروژه به نیازها، اندازه پروژه، و سازمان متکی است. هر یک از این نرم‌افزارها دارای مزایا و معایب خود هستند و قبل از انتخاب باید نیازهای خود را بررسی کنید و با توجه به آن گزینه مناسب را انتخاب کنید.
بهترین نرم افزار مدیریت پروژه و زمانبندی کارها
دوایتیفای (Doitify)
دوایتیفای یک پلتفرم آنلاین برای مدیریت وظایف و پروژه‌ها است که به کاربرانش امکان می‌دهد وظایف خود را برنامه‌ریزی کنند، تاریخ بندی کنند و پیگیری کنند. این پلتفرم قابلیت‌هایی مانند ایجاد لیست وظایف، تعیین مهلت‌ها، شخصی‌سازی برای تنظیمات و غیره را فراهم می‌کند؛ دوایتیفای یک نرم افزار ایرانی است که در بازار جهانی رقابت می کند.
مزایا و امکانات
- قیمت گذاری: قیمت های منصفانه و ایجاد درگاه ریالی و دلاری
- کیفیت جهانی: رقابت با بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه خارجی
- پلن رایگان: تمامی امکانات این نرم افزار رایگان است؛ فقط برای دسترسی به حجم فراتر از ۵ مگابایت و تعداد اعضای بیش از ۵ نفر نیاز به پرداخت هزینه است.
- مدیریت تیم های دورکار: قابلیت ارتباط و کنترل عملکرد کارمندان
- سیستم های مدیریت متفاوت مثل اجایل، اسکرام و…
- نمایش و ذخیره زمان های آنلاین بودن کارمندان
- امکان اشتراک گذاری صفحه نمایش کارمندان در حال کار برای ادمین ها
- گزارش کار روزانه کارمندان جهت کنترل بهتر تیم و پروژه
- نمایش عملکرد کاربران در بازه های زمانی خاص
- ایجاد ساب تسک های پیشرفته (امکانات زیادی در این بخش است که بهتر است خودتان در پنل ببینید)
- قابلیت در نظر گرفتن زمان شروع و پایان ساب تسک ها که جمع آنها زمان شروع و پایان تسک و در نهایت پروژه را مشخص می کنند.
- در نظر گرفتن مدیر کنترل کیفیت برای ساب تسک ها در راستای تحقق اهداف پروژه
- قابلیت گفتگو اختصاصی برای هر ساب تسک
- مانور روی عملکرد کاربر: در نظر گرفتن نقش و قوانین برای کاربر
- ایجاد چک لیست برای هر تسک و ساب تسک
- تنظیم وضعیت برای هر ساب تسک مثل تاریخ گذشته، در حال انجام، برگشت خورده و کامل شده
- قابلیت برون بری و درون ریزی ساب تسک ها در راستای تعریف ساده روند و کارهای مشابه
- گانت چارت و تقویم در ورژن رایگان
- پشتیبانی از زبان های راست چین که در پنل قابل تنظیم است با فونت مناسب
- آپدیت های منظم که در هر ورژن قابلیت های جدید اضافه می شود
- و …
معایب
استفاده از سایت Doitify همراه با مزایا و امکانات زیادی است، اما چندین معایب نیز دارد که به شرح زیر است:
- محدودیت‌های نسخه رایگان: با اینکه دوایتیفای تمام امکاناتش را رایگان کرده است اما محدودیت تعداد اعضا و فضای ذخیره سازی دارد. اگر بخواهید بیشتر از ۵ عضو به بورد اضافه کنید و یا فضای ذخیره سازی بیشتر از ۵ مگابات داشته باشید باید بورد را ارتقا دهید.
- نیاز به اتصال به اینترنت: Doitify یک پلتفرم آنلاین است و برای استفاده از آن نیاز به اتصال به اینترنت دارید. اگر دسترسی به اینترنت مشکل دارد، این مسئله ممکن است برای شما مشکل ساز باشد.
ترلو (Trello)
ترلو یکی از پلتفرم‌های مدیریت پروژه و وظایف است که برای کاربرانش امکانات مناسبی را فراهم می‌کند.
مزایا و امکانات
- سازماندهی بهتر وظایف: با استفاده از Trello می‌توانید وظایف خود را به شکل ساده و قابل فهمی مدیریت کنید و به طور کلی بهتر به برنامه‌ریزی و مدیریت زمان خود بپردازید.
- تعیین مهلت‌های زمانی: با Trello می‌توانید برای هر وظیفه مهلت زمانی تعیین کنید و یادآوری‌های دوره‌ای دریافت کنید تا به موقع به انجام وظایف بپردازید.
- پیگیری پیشرفت کار: با Trello می‌توانید به راحتی پیشرفت کار خود و دیگران را پیگیری کنید و از وضعیت پروژه‌های خود آگاهی داشته باشید.
- به اشتراک گذاری وظایف: با Trello می‌توانید به راحتی وظایف خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و نظارتی بر پیشرفت کار دیگران داشته باشید.
معایب
استفاده از Trello همراه با مزایای زیادی است، اما چندین معایب نیز دارد که به شرح زیر است:
- محدودیت‌های نسخه رایگان: نسخه رایگان Trello تعداد وظایف و پروژه‌های محدودی را برای کاربران فراهم می‌کند و برخی از قابلیت‌های مهم را نیز دارا نیست. برای دسترسی به تمامی قابلیت‌ها، کاربران باید به نسخه پولی این پلتفرم اشتراک بگیرند.
- پشتیبانی محدود از زبان‌های غیرانگلیسی: Trello به خوبی از زبان انگلیسی پشتیبانی می‌کند، اما پشتیبانی از زبان‌های دیگر محدود است و این ممکن است برای کاربرانی که به زبان انگلیسی آشنایی کافی ندارند، مشکل ساز باشد.
- نبود تقویم، گانت چارت در ورژن رایگان
آسانا (Asana)
آسانا یکی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه آنلاین است که شامل ویژگی‌هایی مانند تقسیم بندی وظایف، تقویم پروژه، گزارش‌دهی، و تبادل فایل است. همچنین، Asana توانایی ادغام با بسیاری از ابزارهای دیگر را داراست.
مزایا و امکانات
Asana یکی از پلتفرم‌های مدیریت پروژه و وظایف است که برای کاربرانش امکانات و مزایای زیر را فراهم می‌کند:
- سازماندهی بهتر وظایف: با استفاده از Asana می‌توانید وظایف خود را به شکل سازمان‌یافته‌تری مدیریت کنید و به طور کلی بهتر به برنامه‌ریزی و مدیریت زمان خود بپردازید.
- تعیین مهلت‌های زمانی: با Asana می‌توانید برای هر وظیفه مهلت زمانی تعیین کنید و یادآوری‌های دوره‌ای دریافت کنید تا به موقع به انجام وظایف بپردازید.
- پیگیری پیشرفت کار: با Asana می‌توانید به راحتی پیشرفت کار خود و دیگران را پیگیری کنید و از وضعیت پروژه‌های خود آگاهی داشته باشید.
- به اشتراک گذاری وظایف: با Asana می‌توانید به راحتی وظایف خود را با دیگران به اشتراک بگذارید و نظارتی بر پیشرفت کار دیگران داشته باشید.
- تیم‌ورکینگ: با Asana می‌توانید با اعضای تیم خود هماهنگی و پیگیری کار را به صورت بهتری انجام دهید و از جریان کاری تیم خود آگاهی داشته باشید.
معایب
استفاده از Asana همراه با مزایا و امکانات زیادی است، اما چندین معایب نیز دارد که به شرح زیر است:
- پیچیدگی بعضی از قابلیت‌ها: Asana دارای قابلیت‌های زیادی است که برخی از آنها ممکن است برای برخی کاربران پیچیده باشد و نیاز به زمان و تلاش بیشتری برای یادگیری داشته باشد.
- محدودیت‌های نسخه رایگان: نسخه رایگان Asana تعداد وظایف و پروژه‌های محدودی را برای کاربران فراهم می‌کند و برخی از قابلیت‌های مهم را نیز دارا نیست. برای دسترسی به تمامی قابلیت‌ها، کاربران باید به نسخه پولی این پلتفرم اشتراک بگیرند.
- پشتیبانی محدود از زبان‌های غیرانگلیسی: Asana به خوبی از زبان انگلیسی پشتیبانی می‌کند، اما پشتیبانی از زبان‌های دیگر محدود است و این ممکن است برای کاربرانی که به زبان انگلیسی آشنایی کافی ندارند، مشکل ساز باشد.
جیرا (Jira)
جیرا برای تیم‌های توسعه‌دهنده نرم‌افزار طراحی شده است و ویژگی‌هایی مانند مدیریت رویه‌های Agile، پیگیری باگ‌ها، و گزارش‌دهی را ارائه می‌دهد. Jira همچنین توانایی ادغام با ابزارهای دیگر مانند Confluence و Bitbucket را داراست. جیرا یک نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب است.
مزایا و امکانات
Jira برای کاربرانش امکانات و مزایای زیر را فراهم می‌کند:
- مدیریت وظایف: با استفاده از Jira، می‌توانید به راحتی کارت‌های وظیفه‌ای را برای پروژه خود ایجاد کنید، به آنها تخصیص دهید و پیشرفت کار را پیگیری کنید.
- مدیریت پروژه: با Jira، می‌توانید به راحتی پروژه‌ی خود را مدیریت کنید و به ترتیب اولویت‌ها و دستور کارها پیش بروید.
- مدیریت منابع: Jira به شما امکان مدیریت تیم، نیازمندی‌ها، برنامه‌ها و اجزای دیگر پروژه‌ی خود را می‌دهد تا به بهترین شکل از منابع خود استفاده کنید.
- ردیابی پروژه: Jira به شما امکان ردیابی پروژه را با استفاده از گزارش‌ها و نمودارهای مختلف می‌دهد.
- قابلیت گزارش‌گیری: Jira به شما امکان گزارش‌گیری از پروژه‌ی خود را با استفاده از گزارش‌های مختلف می‌دهد.
معایب
استفاده از Jira در مدیریت پروژه‌ها به دلایل زیر ممکن است با معایبی همراه باشد:
- پیچیدگی: Jira یک نرم‌افزار پیچیده است و برای استفاده از آن، کاربران نیاز به آموزش دارند. برای برخی کاربران، فرآیند آموزش و استفاده از Jira ممکن است زمان‌بر و سخت باشد.
- هزینه: استفاده از Jira هزینه‌بر است و برای کاربرانی که به دنبال یک راه حل ارزان و ساده برای مدیریت پروژه‌های خود هستند، می‌تواند هزینه زیادی باشد.
- نیاز به نصب و پیکربندی: برای استفاده از Jira، نیاز به نصب و پیکربندی در سرورهای محلی یا سرویس‌های ابری وجود دارد. این موضوع ممکن است برای برخی کاربران، ازجمله کاربرانی که به دنبال راه‌حل‌های ساده و فوری هستند، مشکل باشد.
جمع بندی
بهره‌برداری از کاربرد نرم افزار مدیریت پروژه و زمانبندی کارها، بهبود قابل توجهی در بهره‌وری و سازماندهی در پروژه‌ها به ارمغان می‌آورد. نرم افزار پیگیری کارها به طرز موثری در اختصاص وظایف، تنظیم مهلت‌ها، پیگیری پیشرفت و ترویج همکاری بین اعضای تیم کمک می‌کند. با متمرکزسازی اطلاعات مرتبط با وظایف، ارائه به‌روزرسانی‌های به موقع و ارائه ابزارهای ارتباطی کارآمد، نرم افزار مدیریت task تضمین می‌کند که پروژه‌ها در مسیر درست باقی بمانند و اعضای تیم با اهداف پروژه هماهنگ باشند. با رابط کاربری دوستانه و ویژگی‌های بصری محور، نرم افزار مدیریت task به عنوان همراه ضروری برای تیم‌هایی که قصد دارند جریان کار خود را ساده‌سازی کنند، وظایف را با اولویت‌بندی مدیریت کنند و به دستیابی به نتایج موفق پروژه‌ای برسند.
