در مناقصات اسناد زیادی میان مناقصه گر و مناقصه گزار تبادلمیشود. وجود چک لیستی بر هرکدام از ای پاکات و اسناد که مشخص میکند خلاصه سند و پاکات چیست، کمک زیادی به مناقصه گزار کرده و با دید اجمالی تمامی آیتم ها و بندهای مورد تعهد مناقصه گر را بررسمی نماید و در صورت کامل بودن آنها به بررسی تفصیلی و جزیی تر هرکدام از این مدارک خواهد پرداخت.
مناقصه گران میتوانند با مراجعه به سایت مناقصه از این مدارک اطلاع یابند و از شرایط شرکت در مناقصه آگاهی به دست آورند. به عبارتی چک لیست نظیر ارزیابی شکلی عمل کرده و از طریق چک لیست با یک نگاه اجمالی میتوان از کامل بودن مدارک ارسالی و صحت و سقم آنها آگاهی یافت و در صورت کامل بودن به بررسی خود مدارک پرداخته شود.
قانون برگزاری مناقصات
قانون برگزاری مناقصات مصوب سال ۱۳۸۳ بهترین مرجع جهت انجام مناقصات است. قانون برگزاری مناقصات شامل ۳۰ ماده و ۱۰ تبصره است. قانون مناقصات از چهار فصل کلی شامل کلیات (ماده اول تا چهارم)، سازماندهی مناقصات (ماده پنج تا هشت)، برگزاری مناقصات (ماده نه تا بیست و یک) و مقررات مناقصات (ماده بیست و دو تا سی) را شامل میشود. هرکدام از این مواد قانونی و تبصره های آنها شامل اسناد زیادی است که مناقصه گزار یا مناقصه گر میبایست به همدیگر تحویل دهند. یکی از ارکان انجام درست مناقصات ارائه این اسناد در موعد زمانی مقرر و به صورت کامل است. در ارزیابی های شکلی اگر مدارک و مستندات به ورت ناقص تحویل گردد یا در زمان و مهلت تعیین نشده تحویل نگردد مناقصه گر از مناقصه حذف خواهد شد؛لذا مناقصه گزاران میبایست چک لیستی تهیه کنند تا در هر مرحله از انجام فرایند مناقصات، مدارک ارائه شده بررسی شود.
چک لیست برگزاری مناقصات
به منظور بررسی پیشنهادات مناقصات لازم است تا چک لیستی تهیه گردد و بر روی پاکات پیشنهادات قرار گیرد. این چک لیست بررسی می کند که در هرکدام از مراحل مناقصات نظیر پیش از فراخوان، ارزیابی کیفی و بازگشایی پاکات و تعیین برنده مدارک لازم ارائه شده است یا خیر، همچنین مناقصه گزار می تواند با بررسی اجمالی چک لیست ارزیابی بسیار کلی از مشخصات مناقصه گر و شرایط مناقصه را به دست آورد. مناقصه گران می توانند با مراجعه به سامانه ستاد مناقصه از مناقصات و شرایط برگزاری هریک از آن ها و مدارک، تضامین، مهلت زمانی و … اطلاعات به دست آورند.
آیتم های چک لیست مفاد فراخوان مناقصات
به منظور تهیه چک لیست جهت کنترل و بررسی مشخصات مناقصه گران رویه ثابت و تعریف شده ای وجود ندارد، اما اغلب آیتم های هر چک لیست در هر مرحله با بررسی قانون برگزاری مناقصات قابل تهیه است. برای مثال مطابق ماده ۱۳ قانو نبرگزاری مناقصات مناقصه گزار میبایست به تهیه مفاد فراخوان مناقصه بپردازد. مفاد فراخوان مناقص میبایست حاوی موارد ذیل باشد:
· نام و نشانی مناقصه گزار
· نوع، کمیت و کیفیت کالا یا خدماتی که قرار است برای تأمین آن مناقصه برگزار شود.
· تعیین میزان مبلغ به عنوان تضمین شرکت در مناقصات و همچنین تعیین نوع پرداخت
· مناقصه گزار میبایست زمان گشایش پاکات، محل گشایش پاکات، زمان برگزاری جلسه و مهلت دریافت اسناد از سوی مناقصه گر به مناقصه گزار را تعیین نماید.
· برآورد مبلغ ریالی کالا یا خدمات مورد نظر که مبنایی قرار خواهد گرفت تا قیمتهای پیشنهادی مناقصه گران از آن پایینتر نباشد.
البته موارد فوق موارد حداقلی است که توسط هر مناقصه گزار میبایست در مفاد فراخوان مناقصه لحاظ شود. برای مثال در مناقصات شرکت نفت به عنوان مناقصه گزار، شرکت نفت میبایست نام و نشانی خود، نوع کالا و یا خدمات مورد نیاز، تییع نوع تضمین و مبلغ آن، برآورد مبلغ ریالی برای تأمین کالاو خدمات مورد نیاز یا همان قیمت پایه و مشخصات فنی و استانداردهای لازم کالا و خدماتی که قرار است توسط مناقصه گر تأمین شود را مشخص نماید.
مناقصه گذار میتواند برای این مرحله چک لیستی تهیه کرده و مواردی که حتماً میبایست در مفاد مناقصه وجود داشته باشد را به صورت چک لیست کنترل نماید.
آیتم های چک لیست مناقصه گران
مناقصه گران میبایست پیشنهادات خود را در سه پاکت جداگانه به صورت مهر و موم شده در مهلت زمانی مقرر تحویل مناقصه گزار نمایند. پاکت اول تضمین مورد درخواست مناقصه گزار است، پاکت دوم بیان کننده پیشنهاد فنی و بازرگانی مناقصه گر و پاکت سوم پیشنهاد قیمت مناقصه گر را مشخص میکند. اما مناقصه گر به منظور ارسال هرکدام از این پاکات میبایست مفاد اسناد مناقصه را در تمامی مدارک ارائه نماید.
مناقصه گر در اسناد خود میبایست نام و نشانی مناقصه گذار را مشخص نماید، اینکه این پاکات برای کدام مناقصه با چه کدی برای چه مناقصه گزاری برگزار میگردد. در پاکت تضمین درابتدا مناقصه گر لازم است تا نوع تضمین و مبلغ تضمینی که مناقصه گزار درخواست کرده بود را مشخص کرده و مدارک تضمین را به این چک لیست الصاق نماید.
همچنین مناقصه گر میبایست در مهلت زمانی مشخص شده و در زمان و مکان مشخصی پاکات را ارائه نماید و برای همین میبایست محل، زمان و مهلت اعلام شده مناقصه گزار مشخص گردد تا ارائه پیشنهادات مناقصه گر مطابق خواست مناقصه گزار باشد. مناقصه گر میبایست در پاکت دوم اسناد فنی و بازرگانی خود را به مناقصه گزار ارائه نماید.
مناقصه گر لازم است تا شرح کار، مشخصات فنی ، مشخصات بازگانی، استانداردها، نوع کیفیت و کمیت کالا یا خدمات مورد درخواست مناقصه گزار را مشخص نماید. بهتر است در چک لیستی به صورت مجزا که بر روی پاکت دوم در خصوص پاکت فنی و بازرگانی قرار میگیرد موارد فوق لحاظ شده باشد تا مناقصه گزار با یک بررسی اجمالی از تمامی مدارک مورد نیاز آگاهی یافته و بعد به بررسی محتوایی مدارک ارائه شده بپردازد.
